Algemene Voorwaarden

1. Partijen en toepassingsgebied

Deze algemene voorwaarden (“Voorwaarden”) zijn van toepassing op alle overeenkomsten tussen ReinartzBranding, handelend onder de naam Ergonicx, gevestigd te Grensstraat 10, 6374 CS Landgraaf, Nederland, KVK 94174946, BTW NL005069113B66 (“Ergonicx”, “wij”) en de zakelijke klant die een account aanmaakt of de dienst afneemt (“Klant”, “u”).

Ergonicx levert uitsluitend aan zakelijke klanten (B2B). Op deze overeenkomst is geen consumentenrecht van toepassing. Door gebruik te maken van Ergonicx of een account aan te maken, aanvaardt u deze Voorwaarden.

2. Dienstverlening

Ergonicx is een software-as-a-service (SaaS) platform voor workforce management, waaronder urenregistratie (inklokken/uitklokken), dienstplanning, verlofbeheer, contract- en aanwezigheidsgegevens, en export van payrollklare timesheets.

Ergonicx verwerkt geen salarisadministratie (payroll). De Klant blijft verantwoordelijk voor loonverwerking, belastingen en naleving van arbeidsrecht. Timesheets en exportbestanden worden geleverd ter ondersteuning van de salarisadministratie van de Klant.

Ergonicx behoudt zich het recht voor functionaliteit toe te voegen, te wijzigen of te beëindigen, mits de kernfunctionaliteit van de overeengekomen dienst in redelijke mate behouden blijft.

3. Beschikbaarheid en onderhoud

Ergonicx levert de dienst naar beste inspanning (“best efforts”). Wij garanderen geen specifieke uptime, beschikbaarheid of service level agreement (SLA), tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

Gepland onderhoud wordt waar mogelijk vooraf aangekondigd via e-mail of in de applicatie. Onvoorziene storingen kunnen voorkomen, onder meer door storingen bij sub-verwerkers of netwerkinfrastructuur.

4. Proefperiode

Nieuwe organisaties ontvangen een gratis proefperiode van 14 dagen, te rekenen vanaf aanmaak van de organisatie. Tijdens de proefperiode heeft u toegang tot de volledige functionaliteit, onder voorbehoud van eventuele limieten op het aantal gebruikers tijdens de proef.

Na afloop van de proefperiode is een actief betaald abonnement vereist om schrijftoegang te behouden. Er vindt geen automatische incasso plaats zonder dat u een abonnement activeert via checkout (Stripe) of een factuurovereenkomst met Ergonicx. Zonder actief abonnement gaat het account over op alleen-lezen of wordt het geschorst conform sectie 6.

5. Prijzen en betaling

Het standaardtarief bedraagt € 20,00 per actieve gebruiker per maand, exclusief BTW, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

Facturatie geschiedt op basis van het high-water mark-principe: per kalendermaand wordt gefactureerd op basis van het hoogste aantal actieve gebruikers (medewerkers en managers met actief dienstverband) in die maand. Het aantal actieve gebruikers kan dagelijks worden vastgelegd; de piek in de maand bepaalt het facturatiebedrag.

Betaling kan geschieden via:

• Stripe (SEPA-incasso of kaart): automatische incasso per facturatieperiode na activatie via checkout.
• Factuur (bankoverschrijving): voor afgesproken klanten zonder Stripe-koppeling; betalingstermijn netto 14 dagen na factuurdatum.

Alle genoemde bedragen zijn exclusief BTW. Er is geen restitutie voor gedeeltelijke maanden, tenzij dwingend recht anders voorschrijft of schriftelijk anders overeengekomen.

6. Wanbetaling en opschorting

Bij niet-tijdige betaling of mislukte incasso kan Ergonicx het account op alleen-lezen zetten (geen wijzigingen meer mogelijk, wel inzage). Dit geldt onder meer bij status “achterstallig” (past_due) of vergelijkbare wanbetalingsstatus.

Indien wanbetaling 14 opeenvolgende dagen aanhoudt terwijl het account in alleen-lezen staat, kan Ergonicx het account volledig schorsen. Geschorste accounts hebben geen toegang tot de dienst, behoudens facturatie- en supportkanalen voor managers waar van toepassing.

Opschorting ontslaat de Klant niet van de verplichting openstaande bedragen te voldoen. Ergonicx behoudt zich het recht voor incassokosten en rente in rekening te brengen conform de wet.

7. Persoonsgegevens en verwerkersovereenkomst

Voor persoonsgegevens van medewerkers en andere gebruikers binnen de organisatie van de Klant is de Klant verwerkingsverantwoordelijke en Ergonicx verwerker. De Klant garandeert dat zij een rechtmatige grondslag heeft voor verwerking van persoonsgegevens in Ergonicx en dat medewerkers waar nodig zijn geïnformeerd.

Een verwerkersovereenkomst (DPA) is beschikbaar op verzoek via privacy@ergonicx.com. Het privacybeleid van Ergonicx (ergonicx.com/privacy) vormt een aanvulling op deze Voorwaarden.

8. Aansprakelijkheid

De totale aansprakelijkheid van Ergonicx jegens de Klant voor alle claims voortvloeiend uit of verband houdend met de overeenkomst of het gebruik van de dienst, is per gebeurtenis (reeks samenhangende gebeurtenissen geldt als één gebeurtenis) beperkt tot het bedrag dat de Klant aan Ergonicx heeft betaald in de drie (3) kalendermaanden voorafgaand aan de gebeurtenis waardoor de aansprakelijkheid ontstaat.

Ergonicx is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, reputatieschade, verlies van data door handelen of nalaten van de Klant, of schade voortvloeiend uit personeelsbeslissingen op basis van data in Ergonicx.

De beperkingen in dit artikel gelden niet voor schade veroorzaakt door opzet of grove schuld van Ergonicx, noch voor aansprakelijkheid die op grond van dwingend recht niet kan worden beperkt.

9. Intellectueel eigendom en klantdata

Alle intellectuele eigendomsrechten op het Ergonicx-platform, de software, documentatie, merken en onderliggende code berusten bij ReinartzBranding. De Klant verkrijgt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de duur van het abonnement.

Alle data die de Klant in Ergonicx invoert of laat genereren (“Klantdata”) blijft eigendom van de Klant. Ergonicx verwerkt Klantdata uitsluitend om de dienst te leveren conform deze Voorwaarden en de verwerkersovereenkomst.

10. Geheimhouding

Partijen verplichten zich tot geheimhouding van vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de overeenkomst ontvangen. Deze verplichting geldt niet voor informatie die publiek bekend is, reeds bekend was, onafhankelijk is ontwikkeld, of moet worden verstrekt op grond van de wet.

Ergonicx bindt sub-verwerkers aan passende geheimhoudings- en beveiligingsverplichtingen.

11. Opzegging

Het abonnement is maandelijks opzegbaar per einde van de lopende kalendermaand. Opzegging kan via het dashboard (instellingen abonnement) of per e-mail aan info@ergonicx.com.

Na beëindiging blijft Klantdata gedurende 30 dagen beschikbaar voor export, tenzij wettelijke bewaarplicht een langere termijn vereist. Daarna wordt Klantdata verwijderd conform het privacybeleid, behoudens gegevens die wij op grond van de wet moeten bewaren.

Ergonicx kan het account opschorten of beëindigen bij schending van deze Voorwaarden, wanbetaling, of misbruik van de dienst, na waar passend voorafgaande waarschuwing.

12. Wijzigingen

Prijswijzigingen worden minimaal 30 dagen vooraf per e-mail aan de Klant meegedeeld. Wijzigingen in deze Voorwaarden worden minimaal 14 dagen vooraf aangekondigd via e-mail of in de applicatie.

Voortgezet gebruik van Ergonicx na inwerkingtreding van wijzigingen geldt als acceptatie, tenzij de Klant het abonnement opzegt voor de ingangsdatum van de wijziging.

13. Toepasselijk recht en geschillen

Op deze Voorwaarden en alle overeenkomsten tussen Ergonicx en de Klant is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

Alle geschillen voortvloeiend uit of verband houdend met deze Voorwaarden worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Limburg, locatie Maastricht (rechtbank Limburg), tenzij dwingend recht een andere forumkeuze voorschrijft.

14. Overmacht

Geen der partijen is aansprakelijk voor tekortkomingen in de nakoming die het directe gevolg zijn van overmacht, waaronder maar niet beperkt tot: natuurrampen, oorlog, terrorisme, pandemieën, stroom- of netwerkstoringen, stakingen, overheidsmaatregelen, en storingen of uitval bij sub-verwerkers of hostingproviders.

De partij die beroep doet op overmacht informeert de andere partij zo spoedig mogelijk en stelt zich in om de gevolgen te beperken.

15. Aanvaardbaar gebruik

De Klant en haar gebruikers mogen Ergonicx niet gebruiken voor illegale doeleinden, om ongeautoriseerde toegang te verkrijgen, de dienst te verstoren, malware te verspreiden, of toepasselijke wet- en regelgeving te overtreden. De Klant is verantwoordelijk voor het handelen van haar gebruikers.

16. Contactgegevens

ReinartzBranding (Ergonicx) Grensstraat 10 6374 CS Landgraaf Nederland KVK: 94174946 BTW: NL005069113B66 E-mail: info@ergonicx.com

Changelog: 9 juni 2026 — eerste productieversie van deze Algemene Voorwaarden gepubliceerd.